1. Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manajemen dikategorikan sebagai bagian dari pengetahuan perilaku terapan (applied behavioral science). Pada
dasarnya, sistem ini berisi tuntutan kepada kita mengenai cara
menjalankan dan mengendalikan perusahaan / organisasi yang “dianggap
baik” berdasarkan asumsi-asumsi tertentu. Dalam hal ini “dianggap baik”
berarti mampu mengejawantahkan / menerjemahkan antara lain :
b. Tolok ukur kinerja yang mencerminkan perusahaan / organisasi berjalan secara efisien, efektif, dan produktif.
c. Kebijakan dalam menentukan tolok ukur di atas.
d. Apreasiasi kepada sumber daya yang dimiliki perusahaan organisasi.
Masing-masing
perusahaan memiliki kompleksitas berbeda dalam pengendalian manajemen,
makin besar skala perusahaan akan semakin kompleks.
|
a. W = Work (Pekerjaan)
b. E = Employe (Tenaga Kerja)
c. R = Relationship (Hubungan)
d. E = Environment (Lingkungan)
Sistem
pengendalian manajemen dapat dikatakan sebagai pengetahuan
“teoritis-praktis.” Karena itu dalam SPM akan lebih mudah mencernanya
kalau dalam mempelajarinya senantiasa membayangkan dan mengakitkannya
dengan perilaku manusia dalam kehidupan organisasi / perusahaan.
Beberapa definisi sistem pengendalian manajemen : Edy Sukarno menyatakan :
“Sistem
pengendalian manajemen adalah suatu sistem terintegrasi antara proses,
strategi, pemrograman, penganggaran, akuntansi, pertanggungjawaban, yang
hakikatnya untuk membantu orang dalam menjalankan organisasi atau
perusahaan agar hasilnya optimal.”
Sedangkan Anthony and Govindarajan dalam bukunya Management Control System mengungkapkan :
“Management
control is the process by which managers influence other members of the
organization to implement the organization’s strategies.”
Sistem pengendalian manajemen mempunyai beberapa ciri penting, yaitu :
a. Sistem
pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan seluruh
organisasi, termasuk pengendalian terhadap seluruh sumber daya (resources) yang
digunakan, baik manusia, alat-alat dan teknologi, maupun hasil yang
diperoleh organisasi, sehingga proses pencapaian tujuan organisasi dapat
berjalan lancar.
b. Pengendalian
manajemen bertolak dari strategi dan teknik evaluasi yang berintegrasi
dan menyeluruh, serta kurang bersifat perhitungan yang pasti dalam
mengevaluasi sesuatu.
c. Pengendalian
manajemen lebih berorientasi pada manusia, karena pengendalian
manajemen lebih ditujukan untuk membantu manager mencapai strategi
organisasi dan bukan untuk memperbaiki detail catatan.
Oleh
sebab itu dalam pengendalian manajemen, peranan
pertimbangan-pertimbangan psikologis lebih dominan. Berdasarkan
ciri-ciri tersebut di atas, dapat diketahui bahwa tugas terpenting dari
manajemen melalui pengendalian manajemen adalah beusaha mencapai tujuan
organisasi secara efektif dan efisien.
Agar
tugas tersebut dapat dijalankan dengan baik, pada tahap pertama manajer
harus memutuskan, apa yang akan dicapai oleh organisasi dan cara untuk
mencapainya, lewat keputusan ini akan diketahui seperangkat tujuan
organisasi dan strategi menjadi sejumlah kebijakan-kebijakan yagn dapat
menuntut arah, maupun program-program kegiatan untuk tercapainya tujuan
tersebut. Setelah keputusan-keputusan tersebut dibuat, maka pengendalian
manajemen mulai bertugas untuk memastikan bahwa kehendak manajemen
telah dilaksanakan oleh seluruh organisasi.
- Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen
a. Fungsi Pengendalian Manajemen
Pengendalian
manajemen merupakan usaha yang tersistematis dari perusahaan untuk
mencapai tujuannya dengan cara membandingkan prestasi kerja dengan
rencana dan membuat tindakan yang tepat untuk mengoreksi perbedaan yang
penting.
Pengendalian
biaya yang efektif akan tergantung pada komunikasi yang baik antara
informasi akuntansi dengan manajemen. Dengan membuat laporan prestasi
kerja, controller memberikan saran kepada berbagai tingkat manajemen
mengenai tindakan perbaikan yang diperlukan dalam suatu kegiatan.
Laporan bisa berbentuk pernyataan langsung ataupun tertulis dari
kontroller kepada tingkat manajemen perusahaan yang berisikan laporan
penyimpangan dari rencana yang telah ditentukan, sesuai dengan prinsip
manajemen berdasarkan penyimpangan. Laporan ini selain laporan
penyimpangan rencana (jika ada) juga memberikan laporan prestasi kerja
yang telah dicapai oleh para pekerja.
b. Sistem Pengendalian Manajemen Mempunyai Unsur-Unsur :
1) Detektor
2) Selektor
3) Efektor
4) Komunikator
Unsur-unsur
ini satu sama lain saling berhubungan dan membentuk suatu proses kerja.
Proses yang terjadi berawal ketika detektor mencari informasi tentang
aktivitas. Detektor ini dapat berupa sistem informasi baik formal maupun
informasi, yang menyediakan informasi kepada pimpinan mengenai apa yang
terjadi di dalam suatu aktivitas.
Setelah
informasi diperoleh, aktivitas yang terekam didalamnya dibandingkan
dengan standar atau patokan berupa kriteria mengenai apa yang seharusnya
dilaksanakan dan seberapa jauh perlunya pembenaran.
Proses
perbaikan dilaksanakan oleh efektif, sehingga penyimpanan-penyimpanan
diubah agar kegiatan kembali mengikuti kriteria yang telah ditetapkan.
Begitulah proses pengendalian manajemen, dinamis dan berkelanjutan.
c. Proses Pengendalian Manajemen
Proses
pengendalian manajemen yang baik sebenarnya formal, namun sifat
pengendalian informal masih banyak terjadi. Pengendalian manajemen
formal merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan satu sama lain,
terdiri dari proses :
1) Pemrograman (Programming)
Dalam
tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan dilaksanakan
dan memperkirakan sumber daya yang akan alokasikan untuk setiap program
yang telah ditentukan.
2) Penganggaran (Budgeting)
Pada
tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci, dinyatakan
dalam satu moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun.
Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat
pertanggungjawaban.
3) Operasi dan Akuntansi (Operating and Accounting)
Pada
tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang
digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan
biaya-biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah
ditetapkan dan pusat-pusat tanggungjawabnya. Penggolongan yang sesuai
program dipakai sebagai dasar untuk pemrograman di masa yang akan
datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggung jawab
digunakan untuk mengukur kinerja para manajer.
4) Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)
Tahap
ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses pengendalian
manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat
dikumpulkan.
Analisis laporan manajemen antara lain dapat berupa :
1) Perlu tidaknya strategi perusahaan diperiksa kembali.
2) Perlu tidaknya dilakukan penghapusan, penambahan, atau pengubahan program di tahun yang akan datang.
3) Dari analisis penyimpangan dapat disimpulkan perlunya diadakan perubahan anggaran, apabila sudah tidak realistis.
4) Dari laporan-laporan dapat diambil kesimpulan perlu adanya perbaikan-perbaikan untuk masalah yang tidak dapat diantisipasi.
B. Pengertian, Pembagian, Fungsi dan Unsur-Unsur Pengendalian Intern.
1. Pengertian Pengendalian Intern
Kebutuhan
terhadap struktur pengendalian intern sangat dirasakan pada suatu
keadaan dimana pimpinan karena keterbatasannya tidak sanggup lagi secara
langsung mengendalikan segala kegiatan yang terjadi dalam perusahaan.
Keadaan seperti ini biasanya disebabkan karena ruang lingkup perusahaan
sebagai suatu kesatuan ekonomi sudah meluas sedemikian rupa sehingga
struktur organisasi perusahaan menjadi kompleks dan melebar ke segala
arah.
Pengendalian
intern merupakan suatu istilah yang semakin banyak digunakan dalam
berbagai variasi kepentingan. Dalam perkembangannya pengendalian intern
mempunyai beberapa pengertian, diantaranya menurut Bambang Hartadi (1990
: 121) membedakan pengertian pengendalian intern dalam arti sempit dan
luas sebagai berikut :
“Dalam
arti sempit, istilah pengendalian intern sama dengan pengertian
internal check yang merupakan prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa
ketelitian data-data administrasi yang didalamnya sudah termasuk
prosedur-prosedur akuntansi dan operasional.”
Sedangkan dalam arti luas
“Pengendalian
intern dapat dipandang sebagai sistem sosial yang mempunyai wawasan
atau makna khusus yang berada dalam organisasi perusahaan. Sistem
tersebut terdiri dair kebijakan, teknik, prosedur, alat-alat fisik,
dokumentasi, orang-orang yang berinteraksi satu sama lain diarahkan
untuk :
1. Melindungi harta
2. Menjamin terhadap terjadinya hutang yang tidak layak
3. Menjamin ketelitian dan dapat dipercayainya data akuntansi
4. Dapat diperolehnya operasi yang efisien
5. Menjamin ditaatinya kebijakan perusahaan.
Pengendalian
intern di atas sesuai dengan pengertian yang dimuat dalam “Statement on
Auditing Procedure” dengan definisi sebagai berikut :
“Sistem
pengendalian intern meliputi struktur organisasi, semua metode dan
ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan
untuk melindungi harta kekayaan, memeriksa ketelitian dan seberapa jauh
data akuntansi dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi usaha dan
mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan.”
Menurut Wilson dan Campbell (1991 : 123) pengendalian intern dalam arti yang luas meliputi pengendalian yang bersifat akuntansi adalah :
“Pengendalian akuntansi (accounting control) mencakup rencana organisasi dan semua metode dan prosedur yang terutama mencakup pengamanan harta perusahaan serta keterandalan (eliability) dari
catatan-catatan keuangan. Pada umumnya ia meliputi pengendalian seperti
misalnya sistem kewenangan dan persetujuan, pemisahan tugas-tugas yang
berhubungan dengan pembukuan dan laporan-laporan akuntansi dari
tugas-tugas yang berhubungan dengan asuransi atau perlindungan /
pemeliharaan harga, pengamanan fisik dari harga dan pemeriksaan intern.
Wilson dan Compbell (1991 : 124), yang bersifat administratif adalah :
“Pengendalian administratif (administrative control) terdiri
dari rencana organisasi dan semua metode dan prosedur yang terutama
berhubungan dengan efisiensi operasi dan ketaatan pada kebijaksanaan
manajemen dan biasanya hanya berhubungan secara tidak langsung dengan
catatan finansial. Pada umumnya ia meliputi pengendalian-pengendalian
seperti misalnya analisa statistik, time and motion studies, laporan
pelaksanaan, program latihan pegawai dan pengendalian kualitas.”
Dengan
demikian pengendalian intern adalah semua cara yang diambil untuk
memastikan pimpinan dalam menempuh jalannya operasi perusahaan di mana
segala sesuatunya harus berjalan sebagaimana mestinya dan harus
disesuaikan dengan ketentuan serta kebijaksanaan yang telah ditetapkan
pimpinan, oleh karena itu menjadi tanggung jawab pimpinanlah untuk
mengadakan suatu sistem pengendalian intern yang baik.
2. Pembagian Pengendalian Intern
Apabila
kita memperhatikan secara seksama pengertian dari pengendalian intern
yang dikemukakan di atas, maka akan terlihat bahwa pengendalian intern
disini dibagi atas 2 bagian, yakni :
a. Suatu
pengendalian yang berhubungan langsung dengan maslaah pengamanan harta
perusahaan dan dapat diandalkannya catatan-catatan keuangan. Yang
termasuk dalam pengendalian ini adalah :
1) Sistem
pemberian wewenang, yaitu mencakup apakah transaksi-transaksi telah
sesuai dengan persetujuan atau wewenang yang telah ditetapkan, baik yang
bersifat umum maupun yang bersifat khusus.
2) Sistem
pencatatan (akuntansi) yang berkenaan dengan apakah transaksi-transaksi
yang dilakukan telah dicatat sedemikian rupa, sehingga :
a) Memungkinkan
dibuat ikhtisar-ikhtisar keuangan yang sesuai dengan prinsip-prinsip
akuntansi yang lazim atau kriteria lain yang sesuai dengan tujuan
ikhtisar tersebut.
b) Menekankan pertanggungjawaban atas harta perusahaan.
3) Pemisahan
fungsi antara tugas-tugas opersional terutama yang berhubungan dengan
tugas-tugas pencatatan, pengawasan physic atas harta perusahaan.
4) Sistem
pencocokan antara jumlah aktiva / harta perusahaan yang tercatat dalam
catatan perusahaan dengan aktiva / harta perusahaan yang ada secara
periodik atau pada waktu tertentu dan tindakan-tindakan sewajarnya yang
dilakukan jika terjadi perbedaan.
b. Suatu
pengendalian yang berhubungan langsung dengan masalah pencapaian
tujuan, yaitu masalah efisiensi usaha, efektivitas, kehematan dalam
bidang operasional dan ketaatan terhadap kebijakan serta prosedur yang
telah ditetapkan, pada umumnya tidak berhubungan langsung dengan catatan
keuangan, termasuk dalam pengendalian ini seperti :
1) Prosedur kerja
2) Analisa statistik
3) Pelatihan, mutasi dan rotasi pegawai
4) Rencana cuti dan lain sebagainya.
3. Fungsi Pengendalian Intern
Fungsi pengendalian intern adalah :
a. Mencegah terjadinya penyimpangan, kelalaian dan kelemahan sehingga tidak terjadi kerugian yang diinginkan.
b. Memperbaiki kesalahan dan penyelewengan agar pelaksanaan pekerjaan tidak mengalami hambatan dan peborosan-pemborosan.
c. Mempertebal rasa tanggung jawab terhadap pegawai yang diserahi tugas dan wewenang dalam pelaksanaan pekerjaan.
d. Mendidik para pegawai untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
Pelaksanaan
pengendalian intern dalam suatu perusahaan diharapkan dapat mampu
mengetahui dan mencegah kemungkinan terjadinya penyimpangan. Meskipun
pada akhirnya tujuan yang diinginkan dapat tercapai dengan baik tetapi
hendaknya akibat sampingan yang mungkin timbul dan dapat merugikan
perusahaan dapat ditekan sekecil mungkin dan bila mana mungkin
dihilangkan.
4. Unsur-Unsur Pengendalian Intern
a. Struktur Organisasi
Struktur
organisasi yang tepat bagi suatu perusahaan belum tentu baik bagi
perusahaan yang lain. Perbedaan struktur organisasi di antara berbagai
hal seperti jenis, luas perusahaan, banyaknya cabang-cabang dan
lain-lain.
Suatu
dasar yang berguna dalam menyusun struktur organisasi perusahaan adalah
pertimbangan bahwa organisasi itu harus fleksibel dalam arti
memungkinkan adanya penyusunan-penyusunan tanpa harus adanya perubahan
total. Selain itu organisasi yang disusun harus dapat menunjukkan
garis-garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas, dalam arti jangan
sampai terjadi adanya overlap fungsi masing-masing bagian. Untuk dapat
memenuhi syarat bagi adanya suatu pengawasan yang baik, hendaknya
struktur organisasi dapat memisahkan fungsi-fungsi operasional,
penyimpanan dan pencatatan. Pemsiahan fungsi-fungsi ini diharapkan dapat
mencegah timbulnya kecurangan-kecurangan dalam perusahaan.
Contoh-contoh
sederhana pemisahan fungsi dalam perusahaan dan adanya penetapan garis
wewenang dan tanggung jawab yang jelas adalah sebagai berikut :
1) Seorang kasir yang menerima dan menyimpan uang tidak boleh mengurus administrasi dalam piutang.
2) Kepala gudang yang bertanggung jawab di gudang tidak boleh mengurus administrasi persediaan.
3) Jika
ada pegawai yang upahnya harian maka harus ada seorang yang khusus
dipisahkan antara yang mencatat absensi, yang membuat daftar gaji, dan
membayarnya.
Selanjutnya,
tugas-tugas hendaknya dibagi-bagikan antara beberapa pegawai sehingga
tidak ada seorangpun yang mengerjakan suatu transaksi dari permulaan
sampai akhir. Pada transaksi-transaksi yang penting harus diikutsertakan
sedikitnya dua orang dan hasil pekerjaan mereka dipergunakna untuk
saling mengecek.
b. Sistem wewenang dan prosedur pembukuan
Untuk
dapat mengatasi transaksi-transaksi di dalam perusahaan yang berkenaan
dengan data-data finansial yang menyangkut perusahaan, harta, utang,
modal dan hasil usaha dlaam suatu periode akuntansi perlu dibuatkan
suatu pedoman sistem dan prosedur akuntansi yang didalamnya tercakup
klasifikasi rekening. Agar tujuan-tujuan yang hendak dicapai oleh
manajer dapat dilaksanakan dengan tepat, maka perlu penyusunan
formulir-formulir dan pencatatan-pencatatan yang baik dan tepat.
Adapun
syarat-syarat pencatatan atau pembukuan yang baik demi terlaksananya
pengawasan intern haruslah memenuhi hal-hal seperti di bawah ini :
1) Pembukuan itu harus secara organitoris terpisah dari tanggung jawab penjagaan.
2) Pembukuan
itu harus rencanakan sedemikian rupa sehingga terbentuk dan terpelihara
adanya catatan-catatan yanglengkap dan tetap mengenai tanggung jawab
dan hasil-hasilnya.
3) Pembukuan tersebut harus selalu menyertai setiap transaksi-transaksi yang terjadi.
4) Pembagian tanggung jawab pembukuan harus mencakup tanggung jawab yang sepenuhnya tentang penyelenggaraanya.
c. Praktek-praktek yang sehat
Yang
dimaksud praktek-praktek yang sehat adalah setiap pegawai dalam
perusahaan melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.
Praktek yang sehat ini harus berlaku untuk ke seluruh prosedur yang
ada, sehingga pekejaan suatu bagian akna langsung dicek oleh bagian
lainnya. Pekerjaan pengecekkan seperti ini dapat terjadi bila struktur
organisasi dan prosedur yang disusun itu sudah memisahkan tugas-tugas
dan wewenang-wewenang sehingga tidak ada satu bagian pun dalam
perusahaan yang mengerjakan suatu transaksi dari awal sampai akhir.
d. Pegawai yang cakap
Tingkat
kecakapan pegawai dari suatu perusahaan akan sangat mempengaruhi sukses
tidaknya suatu sistem pengendalian intern. Apabila sudah disusun
struktur organisasi yang tepat, prosedur yang baik, tetapi tingkat
kecakapan tidak memenuhi syarat yang diminta, bisa diharapkan bahwa
sistem pengawasan intern juga tidak akan berhasil dengan baik.
Untuk
mendapatkan pegawai yang cukup cakap harus dimulai sejak penerimaan
pegawai baru yaitu melalui tes-tes dan seleksi agar dapat ditentukan
apakah yang bersangkutan memenuhi kriteria yang diinginkan.
Dalam proses penilaian pengendalian intern yang berhubungan dengan karyawan, beberapa hal yang diperlukan antara lain :
1) Apakah karyawan tersebut mempunyai pengalaman dan latar belakang pendidikan yang cukup dalam menangani tugasnya.
2) Apakah mereka diawasi secara cukup untuk menjamin pekerjaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
3) Apakah karyawan yang menangani / menyimpan dana atau surat berharga cukup terjaminkan.
Pegawai
yang cukup cakap untuk suatu pekerjaan bukan berarti pegawai yang
tingkat pendidikannya paling tinggi, sehingga gajinya juga besar, tetapi
mungkin dengan pendidikan menengah sudah cukup. Hal-hal ini seperti
perlu dipertimbangkan agar dapat diperoleh pegawai yang cukup cakap
tetapi juga ekonomis.
e. Pengawasan tambahan
Untuk
menjamin pengawasan intern dengan baik selain terpenuhinya keempat
unsur di atas, diperlukan beberapa pengawasan tambahan yang terdiri :
1) Laporan
Unsur laporan juga hal yang penting dalam pelaksanaan pengawasan intern yang baik. Laporan
ini diserahkan kepada atasan dengan maksud agar atasan dapat mengetahui
hasil kegiatan perusahaan. Agar tercapainya pengawasan intern yang
memuaskan sangat diperlukan ketelitian baik dalam penyelenggaraan maupun
dalam penentuan apa yang harus dilaporkan maka harus diperhatikan
faktor-faktor yang dibutuhkan dalam menyusun laporan, yaitu :
a) Tepat waktunya, laporan akan hilang nilainya apabila laporan tidak dilaporkan pada waktunya atau terlambat melaporkannya.
b) Ketelitian,
dalam menyusun laporan sangat diperlukan, karena kesalahan dalam
membuat laporan akan membuat kerugian dan tidak berguna lagi bagi
perusahaan.
c) Berguna,
kebanyakan laporan dimaksudkan untuk memperlihatkan hasil salah satu
fase dalam proses yang dipimpin oleh seorang pegawai. Oleh karena itu
agar laporan tersebut dapat dimanfaatkan dengan baik, maka laporan harus
dipisahkan jawabnya yaitu segala sesuatu kegiatan transaksi atau
kejadian yang ada.
d) Jelas,
laporan-laporan harus memberikan gambaran yang lengkap dan jelas
tentang apa-apa yang telah berlangsung. Laporan yang dibuat tentunya
setelah berlangsungnya pekerjaan maka laporan harus tepat pada waktunya,
teliti, lengkap dan tidak memihak.
2) Standar atau budget
Standar
atau budget merupakan alat untuk mengukur realisasi. Dengan adanya
standar atau budget maka laporan-laporan itu bisa disusun dengan
membandingkan antara realisasi dengan standar atau budgetnya, sehingga
dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
3) Staf audit intern
Staf
audit intern merupakan bagian atau pegawai dalam perusahaan yang
tugasnya melakukan pemeriksaan terhadap pelaksanaan prosedur-prosedur
yang telah ditetapkan. Pemeriksaan ini dapat dipergunakan untuk
mengetahui apakah pelaksanana kerja itu sesuai atau menyimpang dari yang
sudah ditetapkan. Prosedur-prosedur yang telah disusun dengan tujuan
untuk mengadakan suatu sistem pengendalian intern, maka dapat mengetahui
apakah ketetapan yang sudah ada tersebut dipatuhi atau tidak.
C. Pengendalian Intern Kas
Menurut
Bambang Hartadi, “yang dimaksud kas adalah : “Alat pembayaran yang siap
dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaa.”
Menurut Wilson dan Campbell (1991 : 343), menyebutkan tujuan pengelolaan / manajemen kas adalah :
1. Penyediaan kas yang cukup untuk operasi jangka pendek dan jangka panjang.
2. Penggunaan dana perusahaan secara efektif pada setiap waktu.
3. Penetapan tanggung jawab untuk penerimaan kas dan pemberian perlindungan yang cukup sampai dana disimpan.
4. Penyelenggaraan pengendalian untuk menjamin bahwa pembayaran-pembayaran hanya dilakukan untuk tujuan yang sah.
5. Penyelenggaraan catatan-catatan kas yang cukup.
Telah diketahui bahwa sumber penerimaan kas untuk berbagai jenis industri atau perdagangan yang khas adalah :
- Penagihan piutang
- Penjualan kontan
- Penerimaan royalty
- Sewa dividen
- Dividen
Sedangkan pengeluaran kas dalam perusahaan industri atau perdagangan biasanya terdiri dari :
- Gaji tetap
- Gaji perjam
- Bahan baku
- Pajak
- Biaya perjalanan
- Biaya operasi yang lain
- Bunga
- Pembelian peralatan
- Pengendalian Intern Atas Penerimaan Kas
Dalam organisasi perusahaan pada umumnya dijumpai banyak jenis transaksi kas yang biasa atau rutin.
Beberaepa sumber yang khas adalah :
a. Penerimaan melalui pos
b. Penjualan kontan
c. Penjualan kredit
Dengan
tidak mempersoalkan sumber kasnya, basis untuk pencegahan kesalahan
atau kecurangan adalah prinsip pengendalian intern. Sistem tersebut
meliputi pemisahan fungsi antara pengurusan fisik uang dengan
penyelenggaraan pembukuannya. Sistem ini mengharuskan pekerjaan
seseorang pegawai dengan pegawai lain dapat saling melengkapi.
Sistem pengendalian intern penerimaan kas, adalah :
a. Semua penerimaan kas melalui pos harus dicatat sebelum ditransfer kepada kasir.
b. Semua penerimaan harus disetor sepenuhnya setiap hari.
c. Fungsi penerimaan kas dan pengeluaran kas harus dipisahkan sama sekali.
d. Penanganan
fisik kas harus dipisahkan seluruhnya dari penyelenggaraan pembukuan
dan kasir tidak berwenang atau berhak terhadap pembukuan.
e. Para agen dan wakil lapangan diharuskan memberikan kwitansi tanda terima, tentunya dengan meninggalkan tembusan untuk arsip.
f. Semua
pegawai yang menangani kas atau pembukuan kas diharuskan mengambil
cuti, orang lain harus menggantikannya selama cuti. Juga, pada waktu
yang tidak diberitahu, para pegawai harus dipisahkan ke tugas lain untuk
mendeteksi atau mencegah terjadinya kolusi atau persekongkolan.
Untuk
mengetahui cara penggelapan atau kecurangan terhadap kas di dalam
perusahaan maka perlu diketahui beberapa cara atau pedoman yang lazim
digunakan dalam penyalahgunaan dana perusahaan, yaitu meliputi :
a. Penerimaan perpos
1) Lapping
yaitu menyelewengkan kas dengan cara melaporkan penerimaan lebih lambat
dari pada saat penerimaannya, perkiraan debitur yang bersangkutan baru
akan dikredit setelah diterima pembayaran dari debitur lain.
2) Menggunakan
dana untuk sementara waktu, tanpa memalsukan catatan / pembukuan atau
hanya dengan tidak mencatat uang yang diterima.
3) Dengan mencantumkan angka penjumlahan buku kas yang lebih besar / lebih kecil daripada jumlah yang sebenarnya.
4) Dengan terlalu tinggi membukukan potongan harga dan potongan-potongan lainnya.
5) Dengan menghapuskan piutang yang tidak tertagih dan mengantongi uang hasil penagihan piutang.
6) Dengan menahan berbagai jenis pendapatan lain-lain.
b. Penjualan over-the counter
1) Dengan tidak melaporkan semua penjualan, sebaliknya mengantongi uangnya.
2) Dengan secara salah menjumlahkan lembaran penjualan dan mengantongi uang sebesar selisihnya.
3) Dengan membukukan pengeluaran palsu
4) Denngan meregistrasikan jumlah penjualan yang lebih kecil dari pada jumlah yang sebenarnya.
5) Dengan mengantongi kelebihan kas
c. Penagihan oleh para tenaga penjual
1) Menguangkan cek “kontak.”
2) Tidak melaporkan adanya penjualan.
3) Dengan terlalu tinggi melaporkan jumlah trade-ins (tukar tambah).
Selain
pemisahan tugas, cara lain yang dapat dilaksanakan untuk menghalangi
terjadinya penyimpangan / penyelewenangan, salah satunya adalah dengan
melakukan pemeriksaan mendadak oleh uditor intern atau oleh akuntan
publik.
- Pengendalian Intern Pengeluaran Kas
Ada dua aspek pengendalian yaitu :
a. Penentuan waktu pembayaran
b. Sistem pengendalian intern
Kegunaan
adanya pengendalian yang teliti terhadap waktu pembayaran adalah untuk
menjamin agar rekening-rekening dibayarkan pada saat telah jatuh tempo,
dengan cara demikian, maka kas dapat dihemat untuk investasi sementara.
Beberapa prinsip pengendalian intern pengeluaran kas :
a. Kecuali untuk transaksi kas kecil, semua pembayaran harus dilakukan dengan cek.
b. Semua cek harus diberi nomor lebih dahulu
c. Tanggung jawab untuk penerimaan kas harus dipisahkan dari tanggung jawab untuk pengeluaran kas
d. Pencatatan kas harus terpisahkan sama sekali dari tugas melakukan pembayaran
e. Faktur
yang telah disetujui untuk pembayaran dan semua dokumen pendukung yang
diperlukan harus menjadi prasyarat untuk melakukan pembayaran.
f. Setelah
pembayaran dilakukan, semua dokumen pendukung harus diberi tanda “telah
dibayar” agar tidak bisa dipergunakan untuk kedua kalinya.
Di dalam pengeluaran kas terdapat juga penyalahgunaan dana atau kecurangan. Beberapa cara umum untuk melakukan kecurangan adalah sebagai berikut :
a. Menyiapkan bukti voucher palsu atau mengajukan voucher untuk mendapatkan pembayaran dua kali.
b. Kiting
atau pinjaman tanpa mendapat persetujuan dengan cara tidak mencatat
pembayaran, tetapi mencatat penyetoran dalam hal melakukan transfer
bank.
c. Mencantumkan jumlah total yang tidak benar dalam buku kas
d. Menaikkan jumlah cek setelah ditandatangani
e. Mencantumkan potongan harga dengan jumlah yang lebih rendah dari pada yang sebenarnya.
f. Menguangkan cek gaji / upah atau dividen yang belum ditagih oleh yang berhak.
g. Mengubah bukti / voucher pengeluaran kas kecil.
h. Memalsukan
cek dan memusnahkannya pada saat telah diterima dari bank
menggantikannya dengan cek lain yang dibatalkan atau dengan nota
pembebanan.
0 comments
Post a Comment
Terima kasih sudah mampir di Run_D Creator's. Jika sobat ingin memberikan komentar silahkan isi form kementar di bawah dengan sopan. Mohon maaf jika membalasnya lama, jangan lupa mampir lagi ya :)